Vedtægter

Vedtægter for Hillerød Økofællesskab

§ 1 Navn og hjemsted

Stk. 1. Hillerød Økofællesskab

Stk. 2. Foreningens hjemsted er Hillerød Kommune.

§ 2 Foreningens formål

Stk. 1. At fremme den økologiske og lokale produktion og støtte fair og direkte handel med lokale avlere og leverandører.

Stk. 2. At skaffe økologiske produkter til medlemmerne der indkøbes så lokalt som muligt, og fordeles og distribueres af medlemmerne gennem et arbejdende fællesskab.

Stk. 3. At formidle viden om økologi til offentligheden (folkeoplysning) og at fremme samarbejde mellem foreningens medlemmer.

§ 3 Medlemmer

Stk. 1. Som medlem optages enhver, der har lyst til at arbejde for foreningens formål.

Stk. 2. Indmeldelse sker ved indbetaling af medlemskontingentet på foreningens bankkonto, hvorefter medlemsskabet er gyldigt. Medlemskontingentet er ved foreningens stiftelse 100 kr. årligt pr. husstand.

Stk. 3. Udmeldelse kan ske med udgangen af en måned ved skriftlig henvendelse – evt. pr. mail – til kassereren. Medlemskontingent refunderes ikke.

Stk. 4. Eksklusion af et medlem kan ske som følge af grov misligholdelse af vedtægten og/eller fællesskabets beslutninger. Eksklusion kan kun ske på en generalforsamling med 2/3 flertal.

§ 4 Generalforsamling

Stk. 1. Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed.

Stk. 2. Ordinær generalforsamling afholdes én gang årligt i andet kvartal og indkaldes med dagsorden senest 3 uger før mødet. Indkaldelse af medlemmer sker via mail og annonceres på foreningens hjemmeside.

Stk. 3. Møde- og stemmeberettigede er medlemmer, der har betalt kontingent. Hver husstand har én stemme og kan kun afgive denne ved personligt fremmøde.

Stk. 4. Dagsorden for ordinær generalforsamling skal indeholde følgende punkter:

. Valg af dirigent og referent

. Dirigenten optæller antallet af stemmeberettigede

. Valg af to stemmetællere

. Godkendelse af referat af sidste års generalforsamling(er).

. Fremlæggelse og godkendelse af formandens beretning

. Fremlæggelse og godkendelse af regnskab

. Indkomne forslag

. Fastsættelse af kontingent

. Godkendelse af budget

. Valg af bestyrelsesmedlemmer, suppleanter og revisor

. Eventuelt

Stk. 5. Indkomne forslag og forslag til vedtægtsændringer skal være bestyrelsen i hænde senest 14 dage inden generalforsamlingen. Alle forslag fremsendes til medlemmer pr. mail minimum 7 dage før generalforsamlingen.

Stk. 6. Ændringsforslag til indkomne forslag kan fremsættes skriftligt ved generalforsamlingens start.

Stk. 7. Generalforsamlingens dirigent findes uden for bestyrelsen.

Stk. 8. Beslutninger tilstræbes truffet ved konsensus. Kan dette ikke lade sig gøre, stemmes ved håndsoprækning, med mindre et medlem kræver skriftlig afstemning. Beslutninger træffes ved simpelt flertal, dog med 2/3 flertal for ændring af vedtægt, eksklusion og opløsning af foreningen.

Hvor det ved personvalg er nødvendigt at stemme, sker dette altid skriftligt.

Stk. 9. Bestyrelsesmedlemmer vælges for 2 år og suppleanter for 1 år efter retningslinjerne under § 7 Bestyrelsen. Revisor vælges for 1 år.

§ 5 Ekstraordinær generalforsamling

Stk. 1. Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes, hvis 1/3 af medlemmerne anmoder om dette skriftligt med begrundelse, eller bestyrelsen finder det nødvendigt.

Stk. 2. Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes senest 4 uger efter, at anmodningen er modtaget eller besluttet af bestyrelsen og skal indkaldes med minimum 14 dages varsel med dagsorden.

Stk. 3. Der kan alene behandles de punkter, der er årsag til den ekstraordinære generalforsamling. Ændringsforslag til disse kan fremsættes skriftligt ved generalforsamlingens start.

§ 6 Medlemsmøder

Stk. 1. Medlemsmøde afholdes minimum 2 gange om året, hvoraf generalforsamlingen tæller for et.

Stk. 2. På medlemsmøder kan træffes beslutninger om foreningens drift, udvikling, fordeling og forbrug af overskud ud over den daglige drift.

Stk. 3. Medlemsmøde indkaldes pr. mail og ved annoncering på foreningens hjemmeside minimum 3 uger før mødet.

Stk. 4. For beslutninger tilstræbes konsensus, ellers sker afstemning ved simpelt flertal blandt medlemmer. Der kan kun afgives stemme ved personligt fremmøde.

Stk. 5. Der kan inviteres gæster, oplægsholdere m.v.

§ 7 Bestyrelsen

Stk. 1. Bestyrelsen er ansvarlig over for generalforsamlingen.

Stk. 2. Bestyrelsen består af 5 medlemmer, så vidt det er muligt. Bestyrelsen konstituerer sig med formand, næstformand og kasserer senest 14 dage efter generalforsamlingen.

Stk. 3. Bestyrelsen står for den daglige ledelse og kan blandt sine medlemmer udpege ansvarlige for konkrete opgaver og inddrage medlemmer i det daglige arbejde.

Stk. 4. Bestyrelsesmedlemmer vælges for en 2 årig periode; 2 vælges lige år og de øvrige 3 vælges ulige år. Ved foreningens stiftelse vælges 5 medlemmer, heraf 2 for ét år.

Stk. 5. Der vælges 2 suppleanter med taleret for en 1 årig periode, der så vidt muligt deltager i bestyrelsens arbejde. Den suppleant, der er valgt med flest stemmer, er 1. suppleant.

Stk. 6. Bestyrelsen fastsætter selv sine møder. Der skal som minimum afholdes bestyrelsesmøde indenfor 3 uger forud for medlemsmøder og generalforsamlinger.

Stk. 7. Formanden eller 3 bestyrelsesmedlemmer kan anmode om bestyrelsesmøde, som formanden indkalder med dagsorden skriftligt – evt. pr. mail – med minimum 7 dages varsel.

Stk. 8. Formanden og i dennes fravær næstformanden leder møderne.

Stk. 9. Bestyrelsesmøderne er åbne for medlemmer, der her har taleret.

§ 8 Økonomi, regnskab og revision

Stk. 1. Regnskabsåret følger kalenderåret.

Stk. 2. Bestyrelsen er ansvarlig over for generalforsamlingen for budget og regnskab.

Stk. 3. Kassereren varetager regnskabsføringen og i samarbejde med bestyrelsen den daglige økonomi.

Stk. 4. Regnskabet revideres af den valgte revisor.

Stk. 5. Kontingent fastsættes én gang årligt på den ordinære generalforsamling og opkræves herefter med virkning fra den 1. januar.

Stk. 6. Eventuelt behov for ekstraordinært bidrag kan tillige besluttes på ordinær eller ekstraordinær generalforsamling som selvstændigt punkt.

Stk. 7. Eventuel fordeling eller forbrug af overskud ud over den daglige drift afgøres på en generalforsamling som selvstændigt punkt.

Stk. 8. Produkter til medlemmerne afregnes som udgangspunkt til indkøbspris inklusiv transport- og distributionsomkostninger. Eventuel merpris kan besluttes på generalforsamling som selvstændigt punkt.

Stk. 9. Foreningen kan ikke optage lån.

§ 9 Tegningsregler og hæftelse

Stk. 1. Foreningen tegnes af hele bestyrelsen og bestyrelsen kan give fuldmagt til, at formanden og kassereren kan tegne foreningen i forening.

Stk. 2. Bestyrelsen og medlemmer hæfter ikke personligt for underskud eller gæld.

§ 10 Dokumentation

Stk. 1. Der tages som minimum referat af bestyrelsesmøder og generalforsamlinger, som lægges i foreningens fælles Dropbox-mappe. Referat af generalforsamlingen udsendes også pr. mail til medlemmerne. Ved behov for lukkede punkter, som indeholder personfølsomme informationer, udfærdiges 2 referater, hvoraf det fulde referat kun deles i bestyrelsen, og det censurerede deles til alle medlemmer.

Stk. 2. Medlemmerne har aktindsigt i fortrolige sager, men har lige som bestyrelsen tavshedspligt i forhold til disse.

§ 11 Vedtægtsændringer

Stk. 1. Eventuelle ændringer træder i kraft fra den første måned efter den generalforsamling, hvor ændringen er vedtaget. Vedtægtsændringer kan vedtages med 2/3 flertal på en generalforsamling.

§ 12 Opløsning

Stk. 1. Opløsning af foreningen kan ske med 2/3 flertal på 2 hinanden følgende generalforsamlinger inden for 8 uger, hvoraf den ene skal være ordinær.

Stk. 2. Foreningens formue skal i tilfælde af opløsning anvendes i overensstemmelse med de i § 2 fastsatte formål eller til andre almennyttige formål. Beslutning om den konkrete anvendelse af formuen træffes af den opløsende generalforsamling ved simpelt flertal.

 

Vedtaget på generalforsamling den 8. juni 2016